5 einfache Wege, Datenprozesse zu automatisieren

Daten gehören zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Doch oft kostet es viel Zeit, sie zu sammeln, aufzubereiten oder zwischen Systemen hin- und herzuschieben. Zum Glück lassen sich viele dieser Aufgaben mit einfachen Mitteln automatisieren – ganz ohne aufwendige IT-Projekte.

Hier sind 5 praktische Wege, wie Sie sofort starten können:

1. Daten automatisch erfassen

Anstatt Informationen manuell in Excel einzutragen, können Sie Formulare oder Online-Tools wie Google Forms oder Typeform nutzen. Die Antworten landen direkt in einer Tabelle und sind sofort weiterverarbeitbar. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Tippfehler.

2. Excel-Workflows mit Power Query

Viele wiederkehrende Aufgaben in Excel – wie Berechnungen, Umformatierungen oder das Zusammenführen von Tabellen – lassen sich automatisieren.

• Power Query ist perfekt, um Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren und direkt zu bereinigen.

So müssen Sie Ihre Tabellen nicht jedes Mal aufs Neue von Hand bearbeiten.

3. Automatisierte Workflows mit Zapier

Mit Tools wie Zapier oder Make (Integromat) verbinden Sie Apps miteinander – ganz ohne Programmierkenntnisse.Beispiele:

• Neue Kundenanfragen aus einem Formular automatisch in Ihr CRM übernehmen.

• Rechnungen erstellen und per E-Mail verschicken, sobald eine Bestellung eingeht.

• Slack-Benachrichtigungen erhalten, wenn eine neue Datei im Cloud-Speicher landet.

4. Daten aus Webseiten automatisch sammeln

Manchmal braucht man Informationen, die nicht einfach als Download zur Verfügung stehen – zum Beispiel Produktpreise, Stellenanzeigen oder Marktdaten. Mit Web Scraping können diese Daten automatisiert von Webseiten ausgelesen und in einer Tabelle gespeichert werden. So haben Sie immer aktuelle Infos, ohne selbst stundenlang zu recherchieren.

5. API-Schnittstellen nutzen

Viele moderne Tools bieten APIs (Application Programming Interfaces) an. Damit können Systeme direkt miteinander kommunizieren.Beispiel: Kundendaten aus Ihrem Onlineshop werden automatisch an Ihr Newsletter-Tool übergeben – ohne dass Sie CSV-Dateien exportieren und importieren müssen

Die Automatisierung von Datenprozessen ist kein Hexenwerk. Schon mit kleinen Schritten können Sie spürbar Zeit sparen und Fehler vermeiden. Ob mit Excel, Zapier, Web Scraping oder APIs – die Möglichkeiten sind vielfältig und skalierbar.

Fangen Sie klein an. Automatisieren Sie zuerst eine einzige wiederkehrende Aufgabe. Sie werden schnell merken, wie viel effizienter Ihr Arbeitsalltag dadurch wird.